Nowa ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych

8 stycznia 2019 roku projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych został przyjęty przez Radę Ministrów. 11 stycznia został przekazany do Parlamentu. W procesie legislacji pozostały już tylko głosowanie w Sejmie i Senacie oraz podpis Prezydenta. Przepisy zaczną obowiązywać 6 miesięcy po ogłoszeniu Ustawy w dzienniku ustaw.

Kogo dotyczy ustawa

Nowa ustawa dotyczy wszystkich osób prawnych, spółek prawa handlowego, spółek handlowych z udziałem Skarbu Państwa, a także polskich oddziałów podmiotów zagranicznych. Oznacza to, że obejmie ona praktycznie każde przedsiębiorstwo prowadzące swoją działalność w Polsce.

Co zmienia nowa ustawa

Dotychczas do ukarania podmiotu zbiorowego (firmy) konieczne było wcześniejsze skazanie sprawcy przestępstwa. Od wejścia w życie nowej ustawy postępowanie wobec podmiotu zbiorowego będzie można wszcząć i prowadzić niezależnie od innych postępowań. Wystarczającymi przesłankami do tego będzie uzasadnione podejrzenie popełnienia czynu zabronionego oraz interes społeczny.

Odpowiedzialność podmiotu zbiorowego

Zgodnie z projektem ustawy, podmiot zbiorowy będzie odpowiadać za każde przestępstwo publiczno skarbowe lub przestępstwo skarbowe (z wyłączeniem czynów, do których stosuje się prawo prasowe) popełnione w związku z działalnością podmiotu zbiorowego:

• na skutek działania lub zaniechania organu lub członka organu podmiotu,
• przez osobę zatrudnioną w podmiocie lub reprezentującą podmiot (pracownika, współpracownika),
• przez kontrahenta lub pracowników kontrahenta, pod warunkiem, że podmiot zbiorowy odniósł z takiego przestępstwa choćby pośrednio korzyść.

Uwarunkowania odpowiedzialności podmiotu zbiorowego

Podmiot zbiorowy będzie odpowiadał, jeśli przestępstwo zostanie popełnione w następstwie co najmniej braku należytej staranności:

• w wyborze osoby uprawnionej do działania, członka organu podmiotu lub jego kontrahenta,
• w nadzorze nad tymi osobami lub podmiotami,
• nieprawidłowej organizacji, która umożliwiła lub ułatwiła popełnienie przestępstwa.

Należyta staranność

Skuteczną metodą wypełnienia wymogu należytej staranności będzie wdrożenie systemu compliance. W celu zminimalizowania ryzyka ponoszenia odpowiedzialności należy dochować należytej staranności w wyborze, w nadzorze oraz w organizacji:

• w wyborze oznacza analizę ryzyka oraz analizę luk w zakresie weryfikacji zatrudnianych osób oraz kontrahentów,
• w nadzorze zakłada właściwą identyfikację nadużyć oraz nieprawidłowości wewnątrz firmowych

oraz odpowiedniego przygotowania (poinformowania i przeszkolenia) pracowników i współpracowników, w organizacji zakłada wdrożenie wewnętrznych regulacji pozwalających na skuteczne zapobieganie popełnianiu nadużyć oraz przestępstw.

Whistleblowing – zarządzanie nieprawidłowościami

Ustawa wprowadza obowiązek wszczęcia postępowania wyjaśniającego w przypadku każdego zgłoszenia nieprawidłowości oraz usunięcia wykrytych w związku z nimi uchybień tzw. naprawienia szkody. W praktyce oznacza to obowiązek wdrożenia rozwiązania do zarządzania nieprawidłowości, który będzie umożliwiał zgłaszanie nadużyć oraz prowadzenie postępować wyjaśniających. Brak odpowiednich rozwiązań w tym zakresie grozi dwukrotnym zwiększeniem kary pieniężnej nawet do 60 mln zł. Jeśli osobę zgłaszającą (sygnalistę) spotkają naruszenia jej praw, sąd będzie mógł zasądzić na jej rzecz odszkodowanie i przywrócenie do pracy.

Sankcje i środki zapobiegawcze

Ustawa zakłada surowe sankcje za naruszenie prawa w związku z działalnością podmiotu zbiorowego:

• sankcje finansowe sięgające do 30 mln zł, a w pewnych przypadkach nawet do 60 mln zł,
• rozwiązanie podmiotu,
• zakazy dot. prowadzenia działalności gospodarczej.

W trakcie trwania postępowania wyjaśniającego wobec podmiotu zbiorowego będą mogły być zastosowane środki zapobiegawcze, takie jak: zakaz prowadzenia określonej działalności, zakaz zawierania umów określonego, zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne na czas trwania tego postępowania, zakaz promocji i reklamy. Środki tego typu mogą skutecznie utrudnić działalność biznesową firmy.

Uniknięcie odpowiedzialności

Zgodnie z nową ustawą, w przypadku niektórych czynów będzie istniała możliwość uniknięcia odpowiedzialności, pod warunkiem ujawnienia organom ścigania istotnych okoliczności czynu oraz naprawienia wyrządzonej szkody. Aby było to możliwe organizacja musi posiadać system do zarządzania nieprawidłowościami. Ustawa przewiduje także możliwość dobrowolnego poddania się odpowiedzialności przez podmiot zbiorowy. W tym celu podmiot będzie musiał ujawnić istotne okoliczności popełnienia czynu zabronionego, uiścić równowartość szkody wyrządzonej czynem zabronionym oraz zapłacić ustaloną karę. Korzyścią tego rozwiązania jest niższa sankcja finansowa (maksymalnie 3 mln zł.) oraz brak ujawnienia wyroku w Krajowym Rejestrze Karnym. Dlatego kluczowa dla przedsiębiorcy będzie identyfikacja obszarów potencjalnego ryzyka oraz ich eliminacja. Skuteczne rozwiązanie do zarządzania nieprawidłowościami włączone w system compliance pozwoli firmie wykryć sprawców czynu zabronionego w odpowiednim czasie oraz uruchomić postępowanie wyjaśniające, jak również działanie naprawcze. Nowa ustawa nie wskazuje wytycznych w celu uchronienia organizacji od odpowiedzialności. Wyznacza ich minimalny zakres. Jedyną skuteczną obroną będzie kompleksowy system compliance, ponieważ pozwoli zminimalizować ryzyko ponoszenia przez podmiot odpowiedzialności.